• Arkivloven trer i kraft fra 2012 – Brannsikker oppbevaring

Arkivloven trer i kraft fra 2012

Arkivloven trer i kraft fra 2012

Bedriftens fremtid avhenger av hvordan du oppbevarer ditt daglige arbeid.

Utdrag av Riksarkivarens veiledning om krav til arkivlokaler:

2 Lov og forskrift § 6 i arkivloven (lov av 04.12.1992 nr 126) slår fast at alle offentlige organer skal ha arkiv, og arkivet skal være innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjons- og dokumentasjonskilder både på kort og lang sikt. Dette innebærer bl.a. at arkivet må oppbevares i forsvarlige arkivlokaler.

Kapittel 4 i arkivforskriften (forskrift av 11.12.1998 nr 1193) gir detaljerte bestemmelser om hva som kreves av et arkivlokale. Alle offentlige organer har plikt til å etterkomme disse kravene.

Arkivloven med forskrifter gjelder fra 01.01.1999.

8 Brannsikkert skap definert som arkivlokale? Arkivforskriften åpner for at bortsettingsarkiv kan oppbevares i brannsikkert arkivskap i stedet for i spesialrom for arkiv. Dette forutsetter imidlertid at arkivene er små nok til å få plass i slike skap. Det er ikke anledning til å splitte opp større arkiv i små enheter for å plass i brannsikre skap.

Med brannsikkert arkivskap menes skap som kan motstå åpen ild i 30, 60, 90 eller 120 minutter. Brukt som erstatning for spesialrom for bortsatt arkiv må arkivskapet tåle åpen ild i minst 90 minutter (EI 90 eller høyere). Forskriften sier ikke noe om at kravene til lokaler kan avvikes hvis dagligarkivet blir plassert i brannsikre skap. Det er imidlertid anledning til å søke Riksarkivaren om slik tillatelse (jfr arkivforskriften § 1-3).

Brannsikkert skap vil kun dekke kravene til brannsikkerhet. Rommet der arkivskapet står må også innfri kravene til vern mot vann, fuktighet og andre skader. Hvis ikke rommet er låst utenom arbeidstid, må det være rutiner for å låse arkivskapet og oppbevare nøkkelen slik at den ikke kan brukes av uvedkommende.

10 Arkiv i eksisterende lokaler

Alle offentlige organer skal lage en oversikt over sine arkivlokaler og vurdere om disse lokalene oppfyller arkivforskriftens krav. Dersom noen av kravene ikke er oppfylt, skal det lages en plan som viser hva som må rettes på. Det kan enten være å rette på manglene i det eksisterende arkivlokalet eller å flytte arkivmaterialet til lokaler som tilfredsstiller arkivforskriftens krav. Utbedringsplanen skal legges fram for Riks- arkivaren til godkjenning. Sentrale organer (departementer m.m.) sender sine planer til Riksarkivet, mens andre offentlige organer sender planene til statsarkivet i vedkommen- de distrikt (se adresseliste i kapittel 14). Organet skal rette opp manglene ved arkivlokalene så raskt som mulig. Gjen- nomføringstiden skal tilpasses omfanget og kostnadene som opprettingen innebærer. Det innebærer at mindre tiltak, som f.eks. å installere ei branndør, skal gjennomføres ganske raskt. Men omfattende bygningsendringer kan ta lenger tid. Normalt skal alle tiltak være gjennomført innen 10 år, regnet fra 2002. Det vil innebære at alle arkivlokaler skal tilfredsstille arkivforskriftens krav i 2012. I spesielle tilfeller kan Kulturdepartementet etter søknad innvilge noe lenger gjennomføringstid.

I tiden fram til manglene ved arkivlokalene er rettet opp, har organet plikt til å gjennomføre tiltak som sikrer arkivmaterialet best mulig (arkivforskriftens § 4-12). Arkivverket kan gi råd om dette.

Noen offentlige organer holder til i lokaler som de ikke skal bruke etter 2012. Andre organer vet at de ut fra f.eks. omorganiseringer eller avleveringer til arkivdepot ikke kommer til å oppbevare noen bortsatte arkiver etter 2012. De trenger kanskje ikke i å iverksette omfattende tiltak med arkivlokalene, men lik som alle andre offentlige organer har de plikt til å sikre arkivmaterialet best mulig så lenge det er i deres varetekt.